Для того, чтобы обеспечить учёт и полную отчётность по производимым валютным операциям между нерезидентами и резидентами (с учётом экспорта), резидентам необходимо оформить паспорта сделки, в банках, являющихся агентами, в соответствии со статьёй 20 Закона N173-ФЗ, а также Инструкции Центрального Банка РФ (от 15 июня 2004г. N117-И “О порядке предоставления нерезидентами и резидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учёта уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок” (в дальнейшем читать как: Инструкция N117-И).
Осуществляя расчёт через счёт российского экспортера (открытый в одном из уполномоченных банков), в счёт вывезенных с территории РФ, в рамках внешнеторгового контракта на экспорт, товаров, выполненных работ, оказываемых услуг, также необходимо оформление паспорта. Паспорт разрешается не оформлять лишь в том случае, если общая стоимость сделки, между резидентом и нерезидентом, не должна превышать пяти тысяч долларов США по курсу валюты к рублю, который устанавливается ЦБ РФ на время, которой датируется контракт.
Количество паспортов соответствует количеству сделок. Паспорта оформляется в порядке, установленным инструкцией N117-И, в одном из банков. Для того, чтобы банк начал оформление паспорта, необходимы следующие документы:
- контракт или договор, подтверждающий проведение валютной операции по контракту;
- экземпляр ПС, в количестве 2 шт. (заполнение производится согласно приложения 4 к Инструкции N117-И);
- разрешение на проведение валютной операции от органа, осуществляющего валютный контроль;
- разрешение на открытие резидентом счёта в банке-нерезиденте.
Перечисленные документы могут быть представлены в подлиннике или же заверенными копиями. Паспорт сделки подписывают два лица, одним из которых является руководитель (директор, генеральный директор), вторым же лицом является главный бухгалтер. Оба лица должны быть заявлены в карточке с образцами подписей. Паспорт также должен содержать печать организации, осуществляющей экспорт. Уполномоченный сотрудник банка проверяет предоставленные документы и заполненный в установленном порядке паспорт сделки, в течение трёх рабочих дней, и в случае правильности их оформления сотрудник банка подписывает и заверяет подпись печатью банка. После чего копии представленных для оформления паспорта документов и копия самого паспорта, отправляют в досье по паспорту сделки.
Ещё один экземпляр необходимо вернуть организации, осуществляющей экспорт. При необходимости внесения изменений в контракт (договор) или для возможности изменения иной информации в паспорте сделки, необходимо предоставить соответствующие документы не позднее суток, до момента проведения очередной валютной операции, указанной в контракте.